SAP Streamwork

En este post voy a hablar de la herramienta  SAP® StreamWork™ (antes llamada 12sprints). Es una nueva apuesta de SAP por las herramientas "en la nube" en las que viene trabajando últimamente, tras SAP BusinessObjects BI OnDemand.

Imagen original de Jacob Valerio en unsplash

Definición

SAP® StreamWork™ es, tal y como dice la web del producto, una herramienta de colaboración y toma de decisiones. Es una plataforma que conjuga las ventajas de una wiki con la información de origen SAP. Sirve a la creación de proyectos y gestión de mejoras en la empresa. Sin duda, es una herramienta muy útil para la dirección que ha de venir de la mano de SAP-BI.

La idea es crear un entorno donde colaboradores de un grupo puedan aportar ideas e información disponible para el resto de miembros. Y que de aquí aparezcan nuevas ideas y decisiones que ayuden a mejorar la productividad de la empresa.

Veámoslo con un ejemplo.

Crear una cuenta

Hay que entrar en la web de SAP® StreamWork™  y crear nuestra propia cuenta. Para ello sólo necesitaremos dar un nombre, una dirección de correo y una contraseña. Y ya está. No hay más información necesaria. La cuenta es totalmente gratuita, si bien existe una versión profesional con un costo mensual.

Crear una actividad

Una vez dentro debemos crear una nueva actividad. SAP® StreamWork™entiende por actividad cualquier proyecto que se gestione de forma separada y con sus propios miembros del proyecto. Por ejemplo, en nuestro caso vamos a crear un proyecto de 'Mejora de las ventas de la empresa' donde implicaremos a los miembros de los departamentos de Comercial y Marketing. Cuando creemos una actividad debemos dar un nombre a dicha actividad, una descripción y podemos o no utilizar alguno de los templates que ya vienen definidos. En nuestro caso crearemos una actividad vacía.

Cuadros

A través del botón 'Add' podemos ir añadiendo cuadros al igual que lo haríamos en un wiki. En nuestro caso creamos un cuadro de decisión, notas y un cuadro de estadísticas. Introducimos así cuál es el motivo del proyecto, agregamos algunas notas acerca de éste y ponemos una primera pregunta donde los participantes votarán sobre ésta.

Participantes

El siguiente paso lógico es enviar una invitación a todos los que creemos que deben participar en la decisión de mejorar las ventas. Esto lo hacemos a través del botón 'Add participants'. Cada uno de los invitados recibirá a través de su correo personal una invitación a crearse una cuenta en SAP® StreamWork™ y acceder al proyecto.

Subir documentos

A través del botón 'Upload' Cada uno de los participantes puede añadir la información que considere necesaria subiendo documentos desde su propio pc o desde otra aplicación "en la nube", teniendo en cuenta que la versión gratuita no permite subir más de 250 Mb de datos. 

Herramientas

Existe un catálogo de herramientas disponibles a través del botón 'Tool catalog' como

• Agendas.
• Rankings.
• Tablas de pros y contras.
• Propuestas.
• Encuestas.
• Matrices DAFO (SWOT) o de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
• Análisis de coste/beneficio.
• Matrices de responsabilidades.

Acciones

Una vez se haya tomado una decisión ésta se puede gestionar a través del botón 'Action item', dotándola de un tiempo para su cumplimiento y añadiendo una descripción.

Add-ons

El menú 'Extensions' permite activar ampliaciones tales como Scribd. Al activar Scribd podremos previsualizar dentro de SAP® StreamWork™ los documentos que subamos. Pero, atención al hacerlo estaremos subiendo una copia de nuestro documento a Scribd. Otras extensiones también están disponibles.

Conclusiones

La herramienta ofrece ventajas como las siguientes:

• Permite a todos los miembros del equipo tener una visión conjunta del desarrollo del proyecto
• Es un lugar donde poder gestionar toda la documentación del proyecto de forma unificada.
• Ofrece un entorno de colaboración y de toma de decisiones en una misma plataforma.
• Recoge en un mismo lugar todas las opiniones e ideas y las deja a disposición de todos los miembros del grupo.
• Implica en un mismo entorno a todos los miembros del grupo.
• Aúna en una misma plataforma las ventajas de una wiki y de una red social.

Pero también nos deja con algunas dudas como las siguientes:

• ¿Por qué pagar por una cuenta profesional cuando "en la nube" ya existen herramientas muy parecidas? Por ejemplo, Cubetree o las mismas herramientas de Google. Al fin y al cabo, estamos hablando de una wiki mejorada.
• La desconfianza de las herramientas "en la nube". ¿Dónde está la información? ¿Es seguro? ¿Quién puede acceder a los datos de mi empresa? Sin embargo, el auge de las herramientas "en la nube" tiene que hacer que en un futuro próximo nos olvidemos de esta natural desconfianza.
• La integración con SAP es una incógnita. Si bien hay informaciones que indican que habrá una integración al respecto con SAP-BI, yo no he sido capaz de encontrarlo a través de la herramienta.